Les sociétés, sont tenues d’établir le dépôt des comptes annuels au greffe, chaque année, à une date précise. Cela permet de comparer les comptes d’une année à l’autre, et de permettre aux associés de contrôler les effets des décisions prises, par le dirigeant de l’entreprise (gérant ou président).
Toutes les sociétés, pluripersonnelles (SARL, SAS, SCI) et unipersonnelles (SASU, EURL), sont concernées par l’approbation des comptes, qui doit être validée par les associés de la société. La procédure d’approbation doit être engagée par le dirigeant de l’entreprise, et non le comptable.
Dans un premier temps, il faut établir les comptes annuels et clôturer l’exercice social (ou comptable) de l’entreprise. La date de clôture est inchangée, chaque année, et est fixée par les statuts. Elle marque le début de la procédure d’approbation, qui doit s’achever dans un délai de 6 mois.
Dans un second temps, il faut rédiger le rapport de gestion. Cette responsabilité incombe au gérant (SARL, SCI) ou au président (SAS) de la société. En effet, ils rendent compte, à cette occasion, de leur gestion de l’entreprise auprès des associés. L’approbation des comptes est facultative sous certaines conditions, pour les EURL et les SASU. Il faut qu’elles soient dirigées par une personne physique, et ne pas dépasser deux seuils sur trois, concernant le bilan, le chiffre d’affaires et le nombre de salariés permanents (1 million d’euros de bilan, 2 millions d’euros de CA, et 20 salariés permanents au cours de l’exercice social).
Le rapport de gestion fait état de l’activité de la société durant l’exercice social, et présente les résultats, ainsi que la situation financière de l’entreprise.
Dans un troisième temps, il faut organiser une Assemblée générale d’approbation des comptes. Habituellement, l’approbation des comptes se déroule lors de l’Assemblée générale annuelle des associés (dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice social). Ces derniers décident alors de l’approbation, de la modification ou du rejet des comptes sociaux. La plupart du temps, les comptes sont approuvés, mais il arrive qu’ils soient désapprouvés, en cas de fraude, de manque de clarté ou de faute de gestion. Ensuite, les associés décident de l’affectation du résultat (bénéfices ou pertes). Ils peuvent ainsi décider d’attribuer une partie des bénéfices aux réserves, de les reporter à l’année suivante ou de les répartir en dividendes. Si la société a subi des pertes, il ne peut pas, naturellement, y avoir de distribution des dividendes.
Le procès-verbal d’Assemblée générale, qui consigne l’approbation des comptes, doit ensuite être déposé au greffe du Tribunal de commerce. Cette formalité est publiée dans le Bulletin des annonces civiles et commerciales (BODACC), sauf en cas de déclaration de confidentialité des comptes annuels.
Dans le cas où les comptes n’auraient pas été approuvés, le dirigeant de l’entreprise doit déposer un extrait du PV de l’Assemblée générale, qui relate la délibération du refus d’approbation.
