Le procès-verbal (PV), est un document qui contient les décisions prises collectivement en Assemblée générale (AG). Il permet de consigner et de certifier les débats et les résolutions prises à chaque séance. En effet, il a une force probatoire, et peut être utilisé comme preuve, en cas de litige.
Le procès-verbal permet de retracer l’ensemble des événements qui concernent la vie d’une société, de sa création à sa fin. Il enregistre les décisions prises en Assemblées générales ordinaires (AGO), à propos des résolutions ne modifiant pas les statuts (affectation du résultat, approbation des comptes, etc.) ; et les décisions prises en Assemblées générales extraordinaires, qui modifient les statuts (transfert du siège social, transformation de la forme juridique, modification de l’objet social, fusion, dissolution, etc.).
Chaque séance d’Assemblée générale, comprend le procès-verbal qui rappelle les informations relatives à la société, à la séance, le résumé des débats, de même que les résolutions adoptées collectivement. En SASU aussi, l’associé unique est tenu de consigner les décisions qu’il prend dans un procès-verbal d’Assemblée générale.
Par sa force probatoire, le PV d’Assemblée générale, pour être valide, doit se baser sur un formalisme précis, et comporter certaines mentions obligatoires. Sa rédaction peut être effectuée par le dirigeant de la société, ou être confiée au juriste de la société.
En premier lieu, il doit contenir les informations relatives à la société (dénomination, statut juridique, montant du capital, siège social, SIREN et lieu d’immatriculation). En second lieu, il doit présenter les informations relatives à l’Assemblée générale (date, lieu et heure de l’AG ; nature de l’AG – ordinaire, extraordinaire, ou mixte ; les membres présents et les membres représentés ; les initiateurs de la convocation ; le rappel de l’ordre du jour ; les documents informatifs fournis ; et l’heure de la levée de l’AG). En troisième et dernier lieu, il doit comporter les informations relatives aux décisions prises (la synthèse des discussions ; les résolutions adoptées à l’AG ; les résolutions non adoptées à l’AG ; le nombre de participants aux votes ; et le résultat des votes).
Enfin, le PV d’Assemblée générale, doit être signé et paraphé par le dirigeant de la société (gérant, président), ou par le président de la séance d’Assemblée générale.
Le PV d’Assemblée générale, doit être conservé soigneusement, pour garder une trace écrite des différentes séances d’AG et des décisions prises. Il est exigé pour valider une modification des statuts de la société, et doit être joint au dossier à déposer au greffe. Dans ces cas-là, il sert également à publier les résolutions qui y sont inscrites, dans un Journal d’annonces légales, afin de les rendre opposables aux tiers.
Il peut servir à contester, et même à faire annuler, une décision prise en Assemblée générale, si la procédure légale n’a pas été respectée (insuffisance du délai de convocation, non-respect des quotas, etc.).
Enfin, il fait office de preuve, en cas de litige.
